Każda konferencja to duże wyzwanie dla organizatorów. Bardzo ważny (oprócz poziomu merytorycznego spotkania) jest wybór miejsca zjazdu. Baza różnego rodzaju hoteli i ośrodków konferencyjnych jest bogata, ale jak to często bywa, nie łatwo znaleźć coś odpowiedniego.
Organizatorzy zajmujący się organizacją konferencji np. dużych międzynarodowych czy ogólnokrajowych sympozjów zazwyczaj zapewniają komfortowe warunki pracy i odpoczynku uczestnikom. Natomiast małe konferencje naukowe (szczególnie nauczycieli) to przykład „jak nie organizować zjazdów naukowych”. Pewnych grup zawodowych po prostu nie stać na zapewnienie swoim członkom odpowiedniego standardu ani w pracy ani poza nią.
Na wynajem centrów konferencyjnych o wysokim standardzie mogą sobie pozwolić nieliczni. W dobie kryzysu liczy się każdy grosz. Ale nie zawsze pieniądze są najważniejsze, czasami trzeba zadbać o prestiż firmy, stworzyć odpowiedni wizerunek, co może opłacić się w przyszłości. Warto więc rozważyć wszystkie za i przeciw i odpowiednio zadbać o swoich gości.